Hoe maak je een to-do lijstje die goed werkt?

26 april 2023

Velen werken er dagelijks mee, een to-do lijstje. Maar wat is nu het meest handige? En hoe gebruik je op de ideale manier de to-do lijst? Daarover gaat deze blog.

Wat is een to-do lijst

Op een to-do lijst noteer je alle taken die je op een gegeven moment moet afronden. En daar begint direct de uitdaging. Want heb je 1 to-do lijst? Of gebruik je meerdere? En hoe hou je dan constant overzicht?

De ideale to-do lijst is 1 lijst waarop je alles hebt staan dat je wil afronden, in volgorde van belangrijkheid. Dan heb je dus gelijk prioriteiten gesteld en alles komt terug in 1 helder overzicht. Voor je brein is dit optimaal omdat je brein niet kan multitasken en niet kan ordenen. Hoe meer je gaat proberen te multitasken, hoe meer energie het kost en hoe minder effectief je wordt. Studies tonen zelfs aan dat telkens wanneer je switcht, het je tijdelijk 10 IQ-punten.

De voordelen van een to-do lijst

De voordelen van een to-do list zijn enorm. Je brein wordt rustig, je ontvangt minder prikkels en je bent veel beter in staat om prioriteiten te stellen. Mensen die de waan van de dag beschrijven of het gevoel hebben dat ze heel druk zijn geweest, maar waarmee eigenlijk, ervaren veel meer rust wanneer ze met een echt goede to-do lijst werken.

Ook heeft een to-do lijst een ander groot voordeel. Je voelt meer regie! Je staat namelijk een aantal keren per dag stil bij wat je nog wilt doen, en wat prioriteit heeft, zonder dat je de waan van de dag laat leiden. Bewust kiezen is de basis van regie voelen, en een to-do lijst helpt je erbij.

Op een goede to-do lijst kun je taken bundelen waardoor je veel meer grip op die taken krijgt. Je kunt bijvoorbeeld belacties of mailacties bundelen zodat je veel minder hoeft te switchen.

De nadelen van een to-do lijst

Echte nadelen zijn er niet. Wanneer je met een to-do lijst gaat werken, is het wel essentieel dat je het goed doet en niet verzandt in oud gedrag. Wanneer je bijvoorbeeld je to-do op orde hebt en vervolgens is je mailbox niet opgeruimd, dan werk je met meerdere systemen, en dit kan zelfs als verwarrend worden ervaren.

Ook kan het gevoel ontstaan dat je minder flexibel bent. Dit is niet een echt nadeel, echter dit gevoel kan het wel opleveren. Flexibel is iets anders dan telkens je eigen prioriteiten opschuiven ten koste van jezelf.

Welke taken staan in een to-do lijst?

Alle taken die je niet binnen 2 minuten kunt afhandelen staan op je to-do lijst. Wanneer je een korte actie hebt dan kost het meer tijd om je lijst bij te werken, dan de actie snel af te handelen. 2 minuten is echter wel heel kort en het betreft hier dan ook korte snelle reacties op bijvoorbeeld emails. Bellen kost altijd meer dan 2 minuten.

Hoe maak je een to-do lijst die waterdicht is?

Een echt goede to-do lijst moet aan de volgende eisen voldoen:

• Je moet de gewenste uitkomst erin kunnen zetten (wat wil je bereiken)
• Een voor jou betrouwbaar lijstje
• 1 lijst voor al je taken
• Bij voorkeur digitaal zodat je er ook mails in kunt opbergen en een koppeling kunt maken met andere systemen.

Waar gaat het vaak mis met een to-do lijst?

Wanneer je mails en werkzaamheden 1 op 1 verplaatst naar een to-do lijst dan verplaats je de uitdaging. Velen zullen het dan zien als extra werk. Wanneer je vertrekt vanuit de gewenste uitkomst dan kun je werkzaamheden bundelen die bij 1 gewenste uitkomst horen. Dit geeft energie, richting en rust.

Er zijn vele systemen die prima werken. Kies er maar 1 en ga aan de slag. Wanneer je bijvoorbeeld met Outlook 365 werkt, is Taken (en ToDo) perfect. Ook zijn er andere systemen beschikbaar zoals Monday, Asana, Todoist. Kies altijd voor gemak, dit gaat tijd schelen.

Hieronder volgen een aantal stappen om een waterdicht to-do lijstje te maken:

1. Kies bij voorkeur 4 of 5 keer per dag een moment om een besluit te nemen over al je acties.
2. Aanraken is afmaken. Dus ook een mail openen, betekent of afhandelen, of een taak, maar geen mail meer.
3. Vertaal je actie in de gewenste uitkomst en zet dit in het onderwerp
4. Zet in je to-do de stappen die je wilt nemen om de uitkomst te halen
5. Plaats een vervaldatum wanneer jij in actie wilt komen.
6. Categoriseer je acties (bellen, mailen, uitzoeken als voorbeeld)

Een goed besluit bestaat uit een gewenste uitkomst, een deadline en een eerste actie.

Een to-do lijst voorbeeld

Hoe ziet dan een ideale taak eruit? Hieronder een praktijkvoorbeeld. Werk je met Taken in Outlook, dan kun je het 1 op 1 overnemen:
Onderwerp: Order gemeente X binnengehaald.

Acties:

1. Voorstel maken
2. nabellen voorstel
3. voorstel aanpassen

Deadline: Is telkens de vervaldatum van je actie.

Op deze manier kun je een taak (to-do) maken per uitkomst zodat je to-do lijst compact blijft en je elke stap in de taak zelf kunt nemen.

Samenvatting

Essentieel bij een to-do lijst is dus:

• Het is 1 lijst voor al je acties
• Op volgorde van belangrijkheid, vanuit de gewenste uitkomst
• 4 a 5 keer per dag bijgewerkt
• Alles wat je verzameld hebt staat in de takenlijst, met uitzondering van je 2 minuten acties.

Alles wat je verzameld hebt, is na elk beslismoment dus georganiseerd. Heb je al beeld bij een lege inbox? Heerlijk werken!

Dus wil je echt effectief met je tijd omgaan en wil je maximaal rust en overzicht ervaren, dan is het werken met een to-do lijst een must. En zoek vooral niet telkens naar nieuwe digitale systemen, maar geniet vooral van je behaalde resultaten.

Op onze website www.heteffectievewerken.nl vind je vele blogs over de inrichting van taken en omgaan met je mail.
Of lees de blog over de 12 beste tips voor effectief email management

Werk dus effectief en werk met to-do. Ervaar de voordelen en geniet.